Louer du matériel informatique événementiel

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L’univers de l’évènementiel est désormais à votre portée ! Que vous soyez responsable d’entreprise ou chargé de communication dans un service dédié, vous avez nécessairement des idées pour consolider les relations de travail entre vous et vos principaux collaborateurs et prospects. Pour cela, rien de mieux que de faire appel à un spécialiste du team building, qui met à votre disposition tout le matériel informatique et technique dont vous avez besoin.

Qu’est-ce que l’évènementiel et pourquoi s’y intéresser ?

La cohésion d’équipes fait partie intégrante des préoccupations des entreprises au quotidien. Pour limiter au maximum les dissensions et favoriser l’émulation, des ateliers spécifiques peuvent être organisés, avec des objectifs différents selon les besoins. L’univers de l’évènementiel consiste donc, en quelque sorte, à faire se rencontrer les membres d’une même entreprise en dehors du cadre formel, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur des murs de l’entreprise. La plupart du temps, il peut s’agir d’une conférence ou d’ateliers en mode « team building » ou construction d’équipe. Dans tous les cas, la mobilisation d’un équipement technique et / ou informatique est très souvent requis : c’est pourquoi il est indispensable de faire appel à une société spécialisée dans la location informatique pour l’événementiel.

Seule une société spécialisée dans l’animation à destination des entreprises dispose du matériel adéquat pour vous permettre de concrétiser votre vision : de la location d’un terminal informatique portable jusqu’à la réservation d’appareils mobiles (tablettes, équipements audiovisuels, etc…), vous disposez de toutes les garanties possibles en termes de qualité et de haute technologie.

Quels sont les avantages à faire appel à une agence spécialisée dans l’évènementiel ?

Vous l’aurez compris à travers les quelques lignes ci-dessus : l’évènementiel demande des ressources ainsi qu’un certain sens de l’organisation d’événement. Des questions qui ne peuvent faire l’objet d’un traitement hasardeux, surtout pour les structures les plus petites à la recherche d’une véritable expertise. Ainsi donc, voici quels sont les avantages auxquels vous pouvez accéder en contactant un professionnel de l’évènementiel :

  • Une équipe de professionnels à votre service : à chaque moment de votre évènement, vous disposez d’un ou plusieurs accompagnateurs professionnels qui prennent le relais sur les moments les plus essentiels (accueil du public, présentation du projet, etc…).
  • La mise à disposition de locaux : le besoin d’espace peut vite se faire ressentir, surtout dans le cadre de l’organisation d’un séminaire. Si votre organisation d’événement contient aussi une dimension de tourisme d’affaires, le recours à une agence spécialisée s’impose.
  • Du matériel technique de dernière génération : quelle que soit la nature de votre projet évènementiel, vous devrez forcement mobiliser du matériel informatique et / ou technique (son, lumières, effets, etc…). Plutôt que d’investir dans un matériel souvent coûteux, il peut être utile de procéder à une location à la journée du matériel évènementiel dont vous avez besoin.

Comment bien choisir votre agence dans le cadre de votre opération de team-building ?

Toutes les agences spécialisées dans l’évènementiel ne reposent pas sur le même modèle : certaines structures sont davantage spécialisées dans l’organisation de séminaires d’entreprises, quand d’autres évoluent dans le tourisme d’affaires et développent une connaissance plus grande des sites et monuments à visiter dans le cadre d’une location de matériel ponctuelle. Aussi, lorsque votre choix de faire appel à une agence évènementielle sera fixé, gardez bien à l’esprit plusieurs choses :

  • Confiez votre projet à une entreprise capable de mettre le matériel événementiel adéquat à votre disposition : en effet, vous ne pouvez pas vous permettre de vous reposer sur une structure qui ne dispose pas des épaules suffisamment solides sur le plan technique et logistique.
  • Assurez-vous de pouvoir disposer de tout l’accompagnement nécessaire à la manipulation de votre matériel informatique en location : lorsque vous contractez avec une agence évènementielle, vous devez pouvoir compter sur du personnel détaché qui se chargera de mettre en place, de vérifier et d’exécuter la technique.

Pourquoi louer du matériel informatique auprès d’une agence évènementielle ?

Les agences spécialisées dans l’organisation d’évènements pour les entreprises sont en mesure de mettre à disposition un matériel technique parfois complexe, coûteux et nécessitant une manutention particulière. En tant que responsable de services, vous ne souhaitez pas nécessairement investir dans un matériel que vous n’utiliserez qu’une fois ou ponctuellement. C’est pourquoi il peut être utile de louer ce matériel auprès d’une structure compétente qui saura répondre à vos besoins les plus immédiats en matière de gestion évènementielle. C’est avec cette même structure que vous établirez en amont de votre évènement une « checklit » des accessoires et équipements indispensables au succès de votre opération.

Quels sont les équipements à prévoir pour l’organisation d’un évènement d’entreprise ?

Voici quels sont les équipements les plus communs à l’organisation d’un séminaire d’entreprise, répartis selon trois grandes familles :

  • Les équipements liés à la sonorisation : le son (ainsi que sa gestion dans l’espace) est une dimension très souvent essentielle pour la réussite d’un projet de team building, notamment pour l’organisation d’un séminaire. Tout ne se résume pas à la qualité de réception d’un microphone ! Ainsi, le système de sonorisation d’une salle de spectacle doit faire partie intégrante d’une animation, afin de solliciter l’ensemble des invités présents dans l’espace. Cet équipement peut bien entendu faire l’objet d’une location auprès d’un organisme spécialisé dans l’évènementiel.
  • Les équipements liés à l’affichage vidéo : selon la nature de votre présentation ou des contenus que vous souhaitez afficher, vous allez devoir opter pour un matériel de projection très spécifique. Dans une salle de réception ou dans un amphithéâtre, l’équipement d’affichage le plus commun est le vidéoprojecteur qui permet de projeter une image de grande taille qui sera vue par un maximum de gens dans la salle. Ainsi, en procédant à la location d’un vidéoprojecteur, vous disposerez d’un moyen très pratique de rendre l’information disponible auprès de tous vos employés, collaborateurs et prospects.
  • Les équipements liés à l’éclairage : l’ambiance est, d’une manière générale, une dimension qui peut avoir son importance lorsque l’on travaille sur un projet évènementiel. L’éclairage par exemple permet de concevoir une atmosphère à l’aide d’un équipement spécifique que l’on ne retrouve qu’auprès des spécialistes (lasers, machines à brouillard, articles pyrotechniques, leds et projecteurs, etc…).

D’autres équipements peuvent également se révéler indispensables selon la nature de votre évènement des équipements liés par exemple à la sécurité ou à la signalisation. Dans tous les cas, retenez-bien qu’un bon équipement informatique vous sera indispensable pour appuyer toutes vos présentations, et pour piloter un certain nombre de contraintes techniques.